NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU

NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU

Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu (HSDT) nhà thầu có thể gặp phải những vấn đề, khó khăn nhất định, thậm chí có thể khiến hồ sơ dự thầu không được chấp nhận. Chính vì thế mà SLAW đã tổng hợp những nội dung liên quan, những lưu ý để quý khách hàng có thể lập được một bộ hồ sơ dự thầu nhanh chóng, hiệu quả cao.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Đấu thầu 2023 số 22/2023/QH15

II. HỒ SƠ MỜI THẦU

Trước khi đi vào lưu ý chúng ta cần hiểu cấu trúc hoàn chỉnh của một bộ hồ sơ dự thầu là gì:

1. Hồ sơ pháp lý

2. Năng lực kinh nghiệm

3. Biện pháp tổ chức thi công

4. Giá chào thầu

5. Phụ lục đính kèm (nếu có)

Từ đó, chúng ta sẽ chia 5 nội dung trong kết cấu HSDT thành 3 bước chính

III. KẾT CẤU HỒ SƠ DỰ THẦU

Thứ nhất, Nghiên cứu kĩ càng hồ sơ mời thầu

Đây là bước đầu tiên quyết để việc lập hồ sơ dự thầu của chúng ta có đạt hiệu quả cao hay không. Việc tìm hiểu kĩ hồ sơ mời thầu để biết những điều kiện của gói thầu này, chúng ta có đáp ứng đủ các điều kiện đó không, có nên tham gia dự thầu hay không? Để kiểm tra thì nhà thầu tập trung vào 3 yếu tố chính sau đây:

- Kiểm tra về các điều kiện tiên quyết. Điều kiện tiên quyết ở đây là những yêu cầu, điều kiện mà các chủ đầu tư đặt ra và bắt buộc các nhà thầu phải đáp ứng được. Nếu các nhà thầu không đáp ứng được các điều kiện tiên quyết thì sẽ dừng lại và không xét đến các yếu tố khác nữa.

- Kiểm tra các điều kiện về năng lực kinh nghiệm, năng lực tài chính mà bên chủ đầu tư yêu cầu.

- Kiểm tra các điều kiện về năng lực kỹ thuật, năng lực nhân sự để xem xét doanh nghiệp mình có đáp ứng được hay không. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể đáp ứng được yêu cầu về năng lực HSDT thì có thể áp dụng hình thức liên danh

HOTLINE: 0902 80 45 45

Thứ hai, Lập hồ sơ dự thầu

Sau khi xác định tham gia dự thầu thì nhà thầu đi vào bước lập một bộ HSDT hoàn chỉnh

Để tiến hành lập HSDT, các nhà thầu triển khai theo các bước như sau:

- Nghiên cứu kỹ về hồ sơ thiết kế

- Thu thập các thông tin hỗ trợ cho quá trình lập HSDT, bao gồm:

+ Tổ chức khảo sát hiện trường, mặt bằng tổng thể, ...

+ Các nguồn cung cấp vật liệu

+ Lập được sơ bộ biện pháp thi công làm cơ sở để tổ chức lập giá dự thầu

+ Các thông tin khác trên địa bàn

+ ...

- Lập và tổng hợp hồ sơ năng lực theo yêu cầu của HSMT, bao gồm: năng lực tài chính, năng lực nhân sự, năng lực thiết bị và kinh nghiệm thi công công trình.

- Kiểm tra khối lượng mời thầu

- Lập biện pháp tổ chức thi công tổng thể, chi tiết và tiến độ thi công,...

- Xây dựng giá chào thầu

- Nghiên cứu và đưa ra phân tích tình hình thực tế, tính cạnh tranh giữa các nhà thầu để quyết định giá dự thầu hoặc tỷ lệ giảm giá,...

Thông tin làm rõ HSMT giữa chủ đầu tư và nhà thầu (nếu có)

HOTLINE: 0902 80 45 45

Thứ ba, Hoàn thiện hồ sơ, đăng tải và niêm phong.

Sau khi hoàn thiện các hồ sơ, các nhà thầu tổng hợp lại hồ sơ theo trình tự yêu cầu của HSMT, sau đó tự mình kiểm tra lại một cách tổng thể.

Sau khi xác nhận hồ sơ ổn thỏa tiến hành đăng tải hồ sơ dự thầu. Sau đó nếu được mời đi thương thảo thì tiến hành in ấn, niêm phong hồ sơ.

Thứ tư, Nhưng lưu ý khi lập hồ sơ dự thầu

Khi xây dựng HSDT, các nhà thầu cần lưu ý một số trường hợp như sau:

- Các nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu phải làm y nguyên, không được làm thiếu các biểu mẫu mà HSMT yêu cầu phải có. Riêng các thủ tục pháp lý về báo cáo tài chính, ĐKKD,... thì chỉ cần sử dụng văn bản có sẵn của công ty.

- Không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công. Đây là một trong những yêu cầu cần phải có trong hồ sơ dự thầu. Dù văn phong có viết hay đến mấy nhưng thiếu các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì hồ sơ của bạn cũng bị đánh trượt.

- Các nội dung trong HSDT cần được trình bày rõ ràng, đúng trọng tâm, tránh viết lan man, dài dòng nhưng không tập trung vào nội dung chính. Việc viết dài dòng sẽ khiến cho các nhà thầu tốn công, tốn giấy và không thuyết phục được chủ đầu tư vì không đánh tới được trọng tâm.

- Ngoài những lưu ý về hồ sơ dự thầu, thì cần lưu ý thêm những vấn đề nhỏ bên lề để tránh được những tình huống rớt thầu hy hữu:

+ Tư cách nhà thầu: Phía nhà thầu đã có tài khoản trên cổng đấu thầu quốc gia, tài khoản hoạt động một cách bình thường (đã chuyển đổi cổng thầu, không còn nợ phí duy trì,…)

+ Chữ ký số hợp lệ: Kiểm tra về chữ ký số để đảm bảo quá trình đăng tải hồ sơ dự thẩu không xảy ra vấn đề

+ Không đăng tải sát giờ đóng thầu: Việc đăng tải sát giờ đóng thầu dễ khiến nhà thầu nếu chẳng may gặp vấn đề thì không kịp khắc phục. Nên lựa chọn thời gian dư dả để việc đăng tải diễn ra tốt nhất có thể.