NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU

NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU

Trong quá trình lập hồ sơ mời thầu (HSMT) nhà thầu có thể gặp phải những vấn đề, khó khăn nhất định, thậm chí có thể khiến hồ sơ mời thầu không được chấp nhận. Chính vì thế mà SLAW đã tổng hợp những nội dung liên quan, những lưu ý để quý khách hàng có thể lập được một bộ hồ sơ mời thầu nhanh chóng, hiệu quả cao.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

-Luật đấu thầu 2023 số 22/2023QH15

-Thông tư 01/2024/TT-BKHĐT hướng dẫn cung cấp, đăng tải thông tin về lựa chọn nhà thầu và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

II. CÁC BƯỚC LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU

- Theo Luật Đấu thầu, Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết, thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, lựa chọn nhà đầu tư để ký kết, thực hiện hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch, hiệu quả kinh tế và trách nhiệm giải trình.

- Khi áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để lựa chọn nhà thầu, các yêu cầu cho một gói thầu được gọi là hồ sơ mời thầu (HSMT). Đây là tài liệu để nhà thầu căn cứ vào đó chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT) và để bên mời thầu đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm chọn ra nhà thầu trúng thầu. Vậy các bước để lập ra một bộ hồ sơ mời thầu hoàn chỉnh là:

HOTLINE: 0902 80 45 45

- Bước 1: Xác định loại gói thầu

- Cần xác định gói thầu chúng ta chuẩn bị xây dựng là loại gói thầu gì (Gói thầu tư vấn, phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hay gói thầu hỗn hợp), loại gói thầu thì thường được quy định trong Kế hoạch đấu thầu (nếu có). Nếu có khó khăn trong việc xác định gói thầu hãy liên hệ trực tiếp qua hotline của Slaw, chúng tôi hân hạnh được hỗ trợ bạn.

- Bước 2: Xác định hình thức đấu thầu và phương thức đấu thầu

- - Xác định thuộc hình thức đấu thầu nào thuộc 1 trong 7 hình thức được quy định tại các điều 20, 21, 22, 23, 24, 25 Luật Đấu thầu 2023

- - Xác định phương thức nào (1 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 1 túi hồ sơ; 2 giai đoạn 2 túi hồ sơ) và qua mạng hay không qua mạng.

- Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu

- Về cơ bản hiện nay Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành các mẫu hồ sơ mời thầu trên Cổng đấu thầu quốc gia. Nếu cần hỗ trợ thêm hãy nhắn tin trực tiếp cho chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất ạ

- Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm

- Căn cứ trên tính chất của gói thầu từ đó chúng ta xây dựng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm phù hợp để gói thầu đảm bảo được tính hợp lý.

- Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự

- Hợp đồng tương tự là một yếu tố rất quang trọng và nhạy cảm đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (đối với gói tư vấn thì thường dùng để chấm điểm), do đó việc xác định hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc "Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được"

HOTLINE: 0902 80 45 45

- Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật

- Tùy thuộc vào tính đặc thù của từng gói thầu mà chúng ta tiến hành các yêu cầu về kỹ thuật, ví dụ:

- + Gói tư vấn: Phạm vi công việc tư vấn gồm những gì

- + Gói xây lắp: Yêu cầu kỹ thuật xây lắp những gì, yêu cầu về nhân sự, thiết bị thi công ra sao, xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt

- + Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa cần những gì, tiêu chuẩn ra sao

- +…

- Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận

- Đưa ra các yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận để nhà thầu có cơ sở trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu

- Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại

- - Cần xác định rõ các yếu tố về tài chính như mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung.

- - Các xác định rõ các điều kiện thương mại (Thường là gói thầu mua sắm hàng hóa, phi tư vấn hoặc hỗn hợp) như điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa... từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.

III. NHỮNG LƯU Ý KHI LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU

1. Nội dung bảo đảm dự thầu: Giá trị đảm bảo dự thầu (1%-1,5% giá gói thầu) và thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu

2. Nhà thầu phụ (tùy gói thầu mà bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu có được phép liên danh hay không) và giá trị tối đa dành cho nhà thầu phụ

3. Trường hợp đồng tiền nêu trong các hợp đồng tương tự không phải VND thì khi lập HSDT nhà thầu phải quy đổi áp dụng tỷ giá quy đổi của Ngân hàng nào (bên mời thầu phải đưa ra tỷ giá quy đổi)

4. Hình thức lựa chọn nhà thầu là đấu thầu trong nước hay đấu thầu quốc tế, thực hiện đấu thầu trực tiếp (theo kiểu truyền thống) hay qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Ví dụ, trường hợp đấu thầu quốc tế thì khi lập HSMT phải lưu ý một số khác biệt so với đấu thầu trong nước như về ngôn ngữ, về đồng tiền sử dụng, về thời gian trong các khâu thuộc quá trình lựa chọn nhà thầu… Đặc biệt, trường hợp đấu thầu qua mạng thì phải tuân thủ một số nội dung đặc thù để phù hợp với công cụ là Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sử dụng công nghệ số.

HOTLINE: 0902 80 45 45

5. Giá gói thầu liên quan đến nhiều vấn đề khi lập HSMT. Chẳng hạn, đối với gói thầu quy mô nhỏ, gói thầu mua sắm hàng hóa (có giá gói thầu 10 tỷ đồng), gói thầu xây lắp (có giá gói thầu 20 tỷ đồng) thì phương pháp đánh giá (tức là cách xếp hạng nhà thầu đã vượt qua kỹ thuật) có thể là sử dụng phương pháp giá thấp nhất hay phương pháp giá đánh giá. Nhưng nếu giá gói thầu cho thấy gói thầu không phải là quy mô nhỏ thì không thể sử dụng phương pháp giá thấp nhất.

6. Gói thầu có được chia thành nhiều phần độc lập hay không sẽ quyết định việc lập HSMT để hướng dẫn nhà thầu cân nhắc tham dự thầu cho phần nào đó thuộc lợi thế của mình hay bắt buộc phải tham gia toàn bộ gói thầu.

7. Các nội dung khác như phương thức lựa chọn nhà thầu là 1 giai đoạn 1 túi hồ sơ hay 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ; loại hợp đồng (HĐ) là trọn gói hay theo đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh; thời gian thực hiện hợp đồng đều phải quán triệt khi lập HSMT.

8. Đối với gói thầu xây lắp, theo quy định, khi lập HSMT phải có tài liệu thiết kế kèm dự toán được duyệt. Thiết kế nêu trong HSMT là cơ sở để nhà thầu đưa ra biện pháp, giải pháp thi công, đề xuất đội ngũ nhân sự chủ chốt, biện pháp huy động thiết bị thi công, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu chủ yếu.

Tóm lại, không thể xây dựng HSMT mà không dựa vào các định hướng có tính pháp lý trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt. Một trong những nội dung quan trọng khi thẩm định HSMT (để có thêm căn cứ cho chủ đầu tư xem xét, phê duyệt HSMT) là phải nói rõ HSMT đã phù hợp với quyết định đầu tư cùng các tài liệu liên quan hay chưa và đã phù hợp với kế hoạch lựa chọn nhà thầu hay chưa. Tất nhiên, ngoài ra, khi lập HSMT còn phải tìm hiểu các quy định của pháp luật về đấu thầu, điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế (nếu liên quan), các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, lệ phí và đặc biệt phải hiểu thấu đáo nội dung ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu cũng như các quy định khác liên quan.